Email – Zero.

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Wer kennt das nicht … am Morgen öffne ich mein Email-Fach und eine Flut neuer Emails ist eingegangen. Sie stehen mithin zur Bearbeitung an. Was bedeutet das ? Es deutet an, dass der Absender der Mail mir eine Information oder Aufgabe hinterlassen hat. Warum sollte ich mir diese Email anschauen ? Vielleicht sind interessante Informationen oder wichtige Aufgaben enthalten, welche ich mir anschauen sollte. Vielleicht handelt es sich aber auch um unwichtiges und potenziell zeitraubendes Zeug. Die verschiedenen Gruppen von Mails zügig herauszufiltern ist dabei eine wesentliche Aufgabe. Auch möchte ich nur Themen aufgreifen, die mir auch wichtig sind bzw. solche, die – aus welchen Gründen auch immer – dringend sind. Wie sortiere ich daher meine Emails, die ich einzeln anschaue und öffne ?

  1. Email direkt als unwichtig kategorisiert – sofort löschen.
  2. Email innerhalb 2 Minuten erfolgreich und final bearbeitet, dann archiviert bzw. gelöscht.
  3. Email enthält ausschließlich Information: innerhalb 2 Minuten sichten und anschließend archivieren.
  4. Email enthält eine Aufgabe, die grundsätzlich zu erledigen ist: Feststellen, inwiefern zeitlich kritisch, dann entsprechend einordnen, d.h. sofort erledigen oder auf Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt legen.
  5. Emailfach auf diese Weise leeren -> Email Zero.

Diese Vorgehensweise gehe ich zweimal am Tag durch – einmal gegen 10 Uhr, das andere Mal gegen 14 Uhr. Außerhalb dieser Zeit werden Emails grundsätzlich nicht bearbeitetet. Dadurch sichere ich mir ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten, welches nicht durch laufend eingehende Emails unterbrochen wird. Ich behalte die Kontrolle über die Einteilung und Priorisierung meiner Zeit.

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