Du möchtest wichtige Aufgaben effizient erledigen? Nutze einfache Systeme!

Efficiency

Ich habe einige interessante Beispiele für solche Systeme für Dich zusammengetragen:

Entferne Ablenkungsmöglichkeiten – Arbeite stattdessen fokussiert, das heißt zum Beispiel
- keine eingehenden Emails,
- keine News,
- keine Notifications,
- keine Besuche,
- keine Anrufe.
Priorisiere sinnvoll und vorausschauend, das heißt
- morgens oder bereits am Vorabend die wesentlichen Aufgaben des Tages klar und spezifisch definieren,
- denn: Erfolg ist die Summe der kleinen Schritte – Tag für Tag.
Termine auf 30 min beschränken.
- Alles Wesentliche kann in 30 min gesagt werden, danach lässt die Aufmerksamkeit nach.
Trinke genug Wasser, grundsätzlich etwa 2 Liter pro Tag.
Fasse gleichartige Aufgaben zusammen, das heißt beispielsweise
- Emails und sonstigen Schriftverkehr sammeln und konzentriert in festen Zeitblöcken bearbeiten.
Nutze die sog. Pomodoro-Technik, das heißt
- 30 Minuten-Blöcke konzentrierten und fokussierten Arbeitens, dann kurze Pause.
Sage „Nein“ zu Dingen, zu denen Du nicht eindeutig „Ja“ sagen willst, bspw.
- Ausgewogene Absage: „Das sieht nach einer tollen Möglichkeit aus, aber ich bin derzeit leider ausgebucht. Aber gerne nehme ich das auf meine Wiedervorlage, wenn Du magst.“
- Geradeheraus: „Bitte entschuldige, aber ich kann nicht.“
- Ohne Zweifel: „Ich würde gerne, aber es ist derzeit einfach nicht möglich. Danke, dass Du an mich gedacht hast.“
- Hilfreich: „Nein, danke, aber ich kann nicht. Gerne unterstütze ich Dich bei der Lösungssuche.
- Es liegt nicht an Dir, ich habe mich entschieden, so etwas nicht zu tun: „Danke für Deine Anfrage, aber ich mach das derzeit grundsätzlich nicht.“
Starte mit schweren oder kleinen Aufgaben:
- Entweder die schwerste Aufgabe des Tages gleich als Erstes vornehmen, oder
- einige kleine Aufgaben erledigen, um einen „Flow“ zu generieren.
Nutze die 2-Minuten-Regel, das heißt
- was innerhalb 2 Minuten erledigt werden kann, sollte sofort final erledigt werden und nicht erneut geplant / verschoben / zwischengespeichert werden.