Du möchtest wichtige Aufgaben effizient erledigen? Nutze einfache Systeme!

Efficiency

Ich habe einige interessante Beispiele für solche Systeme für Dich zusammengetragen:   

  • Entferne Ablenkungsmöglichkeiten – Arbeite stattdessen fokussiert, das heißt zum Beispiel
    • keine eingehenden Emails,
    • keine News,
    • keine Notifications,
    • keine Besuche,
    • keine Anrufe.
  • Priorisiere sinnvoll und vorausschauend, das heißt
    • morgens oder bereits am Vorabend die wesentlichen Aufgaben des Tages klar und spezifisch definieren,
    • denn: Erfolg ist die Summe der kleinen Schritte – Tag für Tag.
  • Termine auf 30 min beschränken.
    • Alles Wesentliche kann in 30 min gesagt werden, danach lässt die Aufmerksamkeit nach.
  • Trinke genug Wasser, grundsätzlich etwa 2 Liter pro Tag.
  • Fasse gleichartige Aufgaben zusammen, das heißt beispielsweise
    • Emails und sonstigen Schriftverkehr sammeln und konzentriert in festen Zeitblöcken bearbeiten.
  • Nutze die sog. Pomodoro-Technik, das heißt
    • 30 Minuten-Blöcke konzentrierten und fokussierten Arbeitens, dann kurze Pause.
  • Sage „Nein“ zu Dingen, zu denen Du nicht eindeutig „Ja“ sagen willst, bspw.
    • Ausgewogene Absage: „Das sieht nach einer tollen Möglichkeit aus, aber ich bin derzeit leider ausgebucht. Aber gerne nehme ich das auf meine Wiedervorlage, wenn Du magst.“
    • Geradeheraus: „Bitte entschuldige, aber ich kann nicht.“
    • Ohne Zweifel: „Ich würde gerne, aber es ist derzeit einfach nicht möglich. Danke, dass Du an mich gedacht hast.“
    • Hilfreich: „Nein, danke, aber ich kann nicht. Gerne unterstütze ich Dich bei der Lösungssuche.
    • Es liegt nicht an Dir, ich habe mich entschieden, so etwas nicht zu tun: „Danke für Deine Anfrage, aber ich mach das derzeit grundsätzlich nicht.“
  • Starte mit schweren oder kleinen Aufgaben:
    • Entweder die schwerste Aufgabe des Tages gleich als Erstes vornehmen, oder
    • einige kleine Aufgaben erledigen, um einen „Flow“ zu generieren.
  • Nutze die 2-Minuten-Regel, das heißt
    • was innerhalb 2 Minuten erledigt werden kann, sollte sofort final erledigt werden und nicht erneut geplant / verschoben / zwischengespeichert werden.

 

Viele Grüße

Andreas

P.S. Wie klingt das für Dich? Welche Erfahrungen hast Du mit solchen Systemen gemacht?Ich freue mich auf Deinen Kommentar.

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